Alumnit

Alumnitoiminta Maunulassa

Alumnitoiminta on vahvistunut Maunulassa, ja MAYK ja HelMa alumnit voivat nyt ilmoittautua mukaan alumnirekisteriin. Rekisterissä oleville ilmoitetaan tulevista tapahtumista.

Tulevat tapahtumat

Ei tapahtumia kalenterissa juuri nyt.

Menneet tapahtumat

30.9.2023

Alumnipäivä 2023

12.10.2023

Ammattipäivä “Mikä minusta tuli isona?”

MAYK sosiaalisessa mediassa

Pysy ajantasalla – seuraa meitä somessa!

Alumnirekisteriin ilmoittautuminen

Maunulan yhteiskoulun ja Helsingin matematiikkalukion alumnien tietosuoja

Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely

Henkilötiedot ja tietosuoja ovat Maunulan yhteiskoulussa ja Helsingin matematiikkalukiossa (myöhemmin MAYK) erittäin tärkeässä asemassa ja sitoudumme suojaamaan henkilötietojen yksityisyyttä. Teemme säännöllistä työtä sekä tietosuojan että tietoturvan osalta ja tarvittaessa kehitämme toimintaamme parantaaksemme näitä osa-alueita.

Tietosuojasta sekä henkilötietojen käsittelystä kerromme internetsivuillamme sekä tarvittaessa toimitamme tiedot pyynnöstä rekisteröidylle. Henkilötietojen käsittely on määriteltyä ja dokumentoitua.

Tietosuojadokumentaatiota katselmoimme säännöllisesti sekä aina tarvittaessa ja mahdollista muutoksista ilmoitamme internetsivuillamme. Muutospäivämäärä on aina mainittu.

Henkilötietoja kerätään erilaisiin tarkoituksiin ja erityyppisiä tietosisältöjä käsitellään erilaisten käyttötarkoitusten mukaisesti. Tässä selosteessa kuvaamme tarkemmin alumnirekisterin tietoja sekä käyttötarkoituksia.

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä toimii Maunulan yhteiskoulu ja Helsingin matematiikkalukio (y-tunnus 0202581-8).

Yhteystiedot löytyvät internetsivuiltamme ja tietosuoja-asioissa meidät tavoittaa osoitteesta tietosuoja(at)mayk.fi

Henkilötietojen käsittelyn määrittelyt

Olemme analysoineet, mitä henkilötietojen käsittely tarkoittaa alumnien toiminnan osalta. Olemme muun muassa määritelleet, millaisia tietoja kerätään ja tallennetaan ja miten kauan tietoja säilytetään.

Henkilötietoja ei käsitellä tai säilytetä tarpeettomasti ja kaikki tarpeettomat tiedot poistetaan. Henkilötietojen säilytysaikoja määriteltäessä huomioidaan asiaan vaikuttava mahdollinen lainsäädäntö ja sellaiset tekijät, jotka vaikuttavat henkilötietojen säilytysvelvollisuuteen.

Henkilötietojen käsittelijät on rajattu toimenkuvien mukaisesti ja tietoja käsittelee ainoastaan sellaiset henkilöt henkilökunnastamme, joiden työnkuva vaatii tietojen käsittelyä. Henkilötietojen käsittelyä on rajattu erilaisten roolitusten avulla, jolloin käytössä on ainoastaan kulloinkin tarvittava henkilötieto.

Henkilötietojen käsittely tapahtuu laadittujen periaatteiden mukaisesti, joita ovat lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys, käyttötarkoitussidonnaisuus, tietojen minimointi ja täsmällisyys sekä luottamuksellisuus. Periaatteet huomioidaan käytännön tasolla toiminnassamme ja olemme kouluttaneet henkilökuntamme toimimaan periaatteiden mukaisesti.

Henkilötietojen siirtäminen ja luovuttaminen

Alumnirekisterissä olevia henkilötietoja ei käsitellä MAYK:n ulkopuolella, eikä henkilötietoja luovuteta eteenpäin, muutoin kuin muun mahdollisen pakottavan lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei siirtämiseen ole välitöntä tarvetta, esimerkiksi palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja varmistaa korkean tietosuojatason myös sopimuksin.

Henkilökunnan tietosuojaosaaminen

Henkilökuntaamme koulutetaan säännöllisesti tietosuojan ja henkilötietojen käsittelyn osalta. Seuraamme aktiivisesti alan tietosuojakäytänteitä ja huolehdimme henkilökunnan tietosuojaosaamisen tasosta. Osaamisessa huomioidaan kunkin henkilön rooli ja mikäli toimenkuvaan kuuluu merkittävissä määrin henkilötietojen käsittely, osaamisen on oltava korkealla tasolla.

Toimintamallit

Olemme analysoineet henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimintamalleja ja päivittäneet toimintamallit vastaamaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. Prosessien lisäksi olemme kiinnittäneet huomiota teknisiin ratkaisuihin sekä tietosuojan että tietoturvan osalta. Olemme auditoineet tietoturvatoimintaamme sekä teknisiä ratkaisujamme ja havaitut kehityskohteet on huomioitu toiminnassa. Käytössämme on vain turvallisia teknologioita ja tietoturvan huomioimme myös laitehallinnassamme. Tietosuoja, tietoturva ja henkilötietojen käsittely huomioidaan alihankkijoiden, yhteistyötahojen sekä sopimuskumppaneidemme kanssa ja velvoitamme heidät kaikki täyttämään laatuvaatimuksemme. Manuaalisten, henkilötietoja sisältävien asiakirjojen käsittelystä on annettu ohjeet henkilökunnalle ja henkilötietojen käsittely on pääsääntöisesti digitaalista.

Käyttötarkoitus ja käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään vain tarpeeseen ja käyttötapaukset on määritelty ennalta. Alumnirekisterin tietoja käytetään:

Alumniverkoston ylläpitoon
Alumnien kanssa yhteydenpitoon
Tapahtumien järjestämiseen ja niistä tiedottamiseen

Alumnirekisteriin liittyminen on vapaaehtoista ja liittymisen yhteydessä kysytään suostumus henkilötietojen käsittelyyn. Alumnirekisteriin voivat ilmoittautua kaikki entiset Maunulan yhteiskoulun ja Helsingin matematiikkalukion oppilaat ja opiskelijat. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa, ottamalla yhteyttä osoitteeseen kanslia(at)mayk.fi

Alumnirekisterin tietosisältö ja henkilötietojen lähteet

Rekisterissä käsitellään vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, joita ovat:

Nimitiedot

Sähköpostiosoite

Valmistumisvuosi

Ruokavaliotiedot (vain tarjoilujen järjestämistä varten)

Henkilötietoja kerätään ainoastaan rekisteröidyltä itseltään.

Rekisteröidyn oikeudet

oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
oikeus tutustua tietoihin
oikeus oikaista tietoja
oikeus poistaa tiedot (suostumuksen peruuttaminen)
oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
henkilötietojen oikaisua tai poistoa tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
rekisteröity voi sallia automaattisen päätöksenteon (ml. profilointi) nimenomaisella suostumuksellaan

Rekisteröity voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan täyttämällä verkkosivuillamme olevan lomakkeen. Tietopyyntöihin reagoimme mahdollisimman pikaisesti ja jos jostain syystä emme pysty toteuttamaan pyyntöä kuukauden sisällä, ilmoitamme siitä välittömästi asianosaiselle.

Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietoja sisältävät tietokannat on suojattu teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin. Säilytys tapahtuu lukituissa tiloissa ja tiloihin pääsy on rajoitettua. Myös manuaaliset arkistot ovat lukitussa tilassa, johon pääsy on rajoitettu. Tekniset ratkaisut pidetään ajan tasalla ja päivitetään säännöllisesti joko automaattisten tai manuaalisten päivitysten muodossa. Virustorjunta on käytössä ja poikkeamiin reagoidaan. Myös palomuurin havaitsemiin poikkeamiin reagoidaan. Henkilötietojen käsittelyyn liittyen autamme aina mielellämme ja ajantasaiset yhteystiedot ovat saatavilla internetsivuillamme sekä tietosuojaselosteessa tietosuoja(at)mayk.fi.